Flugentschädigung bei einer Dienstreise

Flugverspätung auf einer Geschäftsreise – Was jetzt?

Auf einer eng getakteten Dienstreise können Flugverspätungen besonders schmerzlich sein. Wichtige Meetings, Konferenzen oder Kundenbesuche haben kurze Zeitfenster: Eine Verspätung kann im wahrsten Sinne des Wortes kostspielig werden. Nach einer anstrengenden Dienstreise aufgrund eines Flugausfalls erst deutlich später nach Hause oder zurück ins Büro zu kommen, ist ähnlich nervenaufreibend.

Einziger Lichtblick: die mögliche Entschädigung! Das mag im ersten Moment überraschend klingen, denn in der Regel ist es ja der Arbeitgeber, der die Reise organisiert und bereits dafür gezahlt oder sie abgerechnet hat. Doch auch als Arbeitnehmer, der den Flug nicht aus eigener Tasche bezahlt hat, kann Ihnen eine Flugentschädigung zustehen. Erfahren Sie, in welchen Fällen sie Entschädigungsansprüche geltend machen können.

Inhalte im Überblick

• Das Wichtigste in Kürze
• Besonderheiten bei Flugentschädigungen von Geschäftsreisen
• Typische Flugprobleme während einer Geschäftsreise
• Voraussetzungen für Arbeitnehmer – Wann habe ich Anspruch auf Entschädigung?
• Können auch Arbeitgeber Entschädigungen geltend machen?
• So fordern Sie Ihre Entschädigung bei einer Dienstreise ein
• Häufige Fragen zur Entschädigung bei Dienstreisen

Das Wichtigste in Kürze

• Arbeitnehmer haben auch bei Dienstreisen Anspruch auf Fluggastentschädigungen gemäß der EU-Fluggastrechteverordnung, unabhängig davon, wer die Reise organisiert oder bezahlt hat.

• Privat gebuchte Flüge berechtigen den Passagier zur Entschädigung. Bei vom Arbeitgeber gebuchten Reisen hängt der Anspruch von vertraglichen Regelungen zur Abtretung der Entschädigung ab.

• Neben der Entschädigung für Flugverspätungen auf Dienstreisen oder Ausfälle können Airlines verpflichtet sein, Kosten für Verpflegung, Unterkunft oder alternative Transportmittel zu übernehmen.

• Arbeitgeber können bei wirtschaftlichen Schäden ebenfalls Ansprüche geltend machen, wenn diese konkret nachweisbar sind, beispielsweise für Ersatzflüge oder entgangene Umsätze.

Besonderheiten bei Flugentschädigungen von Geschäftsreisen

Eine Flugentschädigung ist der finanzielle Ausgleich, den Fluggäste gemäß der EU-Fluggastrechteverordnung 261/2004 erhalten können. Dieser Anspruch entsteht, wenn es zu erheblichen Unregelmäßigkeiten wie einer Verspätung von mehr als drei Stunden, einer Annullierung oder einer Verweigerung der Beförderung kommt. Wichtig ist dabei: Der Anspruch gilt unabhängig davon, ob Sie den Flug privat oder geschäftlich nutzen.

Der Anspruch auf Flugentschädigung bei einer Dienstreise gilt nur dann nicht, wenn Sie als Fluggast gratis reisen oder z.B. einen sogenannten PEP-Tarif als Mitarbeiter eines Reisebüros gebucht haben. Die Situation kann ebenfalls anders sein, wenn Ihr Arbeitgeber etwaige Entschädigungsansprüche zwischen der Firma und Ihnen in Ihrem Arbeitsvertrag geregelt hat, sodass möglicherweise vorgesehen ist, dass Flugentschädigungen direkt an Ihren Arbeitgeber gehen. Es lohnt sich daher, den Arbeitsvertrag oder interne Richtlinien zu prüfen, um mögliche Regelungen zur Abtretung solcher Ansprüche zu klären.

Unterschied zwischen privat gebuchtem Flug und Buchung über den Arbeitgeber

Es gibt wesentliche Unterschiede, die bei der Flugentschädigung zwischen einer privat gebuchten Reise und einer Buchung über den Arbeitgeber zu beachten sind

• Privat gebuchter Flug: In diesem Fall steht der Entschädigungsanspruch eindeutig dem Passagier zu, da er sowohl die Kosten als auch den Zeitverlust selbst trägt.
• Vom Arbeitgeber gebuchter Flug: Hier hängt der Anspruch davon ab, ob der Arbeitgeber den Fluggastvertrag mit der Airline abgeschlossen hat und ob Regelungen zur Entschädigung im Arbeitsvertrag bestehen. Grundsätzlich bleibt der Anspruch jedoch auch in diesem Fall bei demjenigen, der tatsächlich von der Verspätung oder dem Ausfall betroffen ist – dem Arbeitnehmer.

Voraussetzungen für Arbeitnehmer – Wann habe ich Anspruch auf Entschädigung?

Während private Flugreisende ihre Ansprüche immer selbst geltend machen, stellt sich bei Dienstreisen die Frage, ob der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber bei einer Geschäftsreise einen Anspruch auf Entschädigung für Flugverspätung hat. Entscheidend ist, wer von der Flugverspätung oder dem Flugausfall konkret betroffen ist – der Fluggast. Die EU-Fluggastrechteverordnung 261/2004 legt klare Voraussetzungen für Entschädigungsansprüche fest. Diese gelten sowohl für Privat- als auch für Dienstreisen, wenn:

• Die Verspätung mehr als drei Stunden beträgt.
• Der Flug innerhalb der EU startet oder eine EU-Airline ein Ziel innerhalb der EU anfliegt.
• Die Flugstrecke eine Entschädigung in Höhe von 250 € bis 600 € rechtfertigt (abhängig von der Distanz).

Werden bei Problemen auf meiner Geschäftsreise nur die Flugkosten entschädigt?

Neben der reinen Entschädigung für die Flugstrecke können weitere Ansprüche entstehen. Fluggesellschaften sind verpflichtet, bei langen Verspätungen oder Ausfällen zusätzliche Kosten wie Verpflegung, Hotelübernachtungen und gegebenenfalls Transportkosten zu übernehmen. Auch wenn Ihr Arbeitgeber die Dienstreise finanziert hat, bleibt der Anspruch auf Entschädigung in der Regel bei Ihnen als Fluggast. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn vertragliche Regelungen vorliegen, die eine Abtretung der Ansprüche an den Arbeitgeber vorsehen. Diese Regelungen gelten unabhängig von der Art der Buchung und bieten sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern Sicherheit bei der Durchsetzung Ihrer Rechte.

Können auch Arbeitgeber Entschädigungen geltend machen?

Arbeitgeber können unter bestimmten Umständen ebenfalls Entschädigungen geltend machen, wenn nachweisbare Kosten oder wirtschaftliche Schäden durch Flugverspätungen oder -ausfälle entstanden sind. Voraussetzung hierfür ist daher, dass der Arbeitgeber konkret nachweisen kann, welcher Schaden entstanden ist und wie dieser mit der Flugstörung zusammenhängt. Eine sorgfältige Dokumentation aller entstandenen Kosten, wie beispielsweise Belege für Hotelübernachtungen, Umbuchungen oder Ersatzflüge sind daher entscheidend, um Ansprüche erfolgreich durchzusetzen. Typische Schadensfälle sind:

• Entgangene Umsätze durch verpasste Termine oder Geschäftsmöglichkeiten.
• Zusätzliche Kosten für Ersatzflüge, Hotelübernachtungen oder alternative Transportmittel.

Außergewöhnliche Umstände, wie Naturkatastrophen, Streiks oder Sicherheitsbedrohungen, können Airlines jedoch von der Haftung befreien.

Rechtliche Grundlage für Arbeitgeber bei der Flugentschädigung von Dienstreisen

Ein richtungsweisendes Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) hat die Rechte von Arbeitgebern gestärkt. Der EuGH entschied, dass nicht nur die betroffenen Passagiere, sondern auch deren Arbeitgeber Schadensersatz geltend machen können, wenn durch Flugprobleme nachweisbare wirtschaftliche Schäden entstanden sind. Fluggesellschaften können gegenüber Firmenkunden aber nicht nur auf Grundlage der EU-Fluggastrechteverordnung schadensersatzpflichtig sein, sondern auch gemäß dem Montrealer Übereinkommen. Es ergänzt diese Möglichkeiten, indem es zusätzliche Schadensersatzforderungen für finanzielle Verluste erlaubt, die über die EU-Fluggastrechte hinausgehen. Damit haben Arbeitgeber eine erweiterte rechtliche Grundlage, um sich vor den finanziellen Folgen von Flugstörungen zu schützen.